Q: 何謂「專案」?

A:

廣義而言,所謂「專案」係指一個特殊而有一定限度的 (Finite)任務,或由一群聚相互關連性的工作所共同組合起來的任務,而該任務是以獲得特殊結果或圓滿達成某種成就為目標。

   
Q: 「專案」具備有那些基本特性?

A:

無論執行時間的長短,它都具有一定的時程、明確的開始及終止點。

執行專案需使用資源,而通常專案都是在資源有限的環境下運作。

專案內部間各任務具有「相互依賴」、「介面」及「互動關係」而亦與外部環境息息相關、彼此間需密切合作按一定執行程序,並需要有高度的整合性。

它是獨一無二且未曾發生過的。

執行專案的組織內外經常隱含著「利益性的衝突」

   
Q: 何謂「專案管理 」(Project Management)?

A:

根據美國「國際專案管理學會」(Project Management Institute, PMI) 所編訂「專案管理知識體指南」(PMBOK® Guide)的定義:「『專案管理』乃是將管理知識、技術、工具、方法綜合運用到任何一個專案行為上,使其能符合或超越『專案利害關係者』 (Stakeholder)需求與期許的一種專門科學;在執行過程中它必須兼顧

(1)專案的範疇、時程、成本與品質目標的達成,及尋求
(2)『專案利害關係者』(Stakeholder)間不同的需求與期許和
(3)確認的『需求』與不確認的『期許』間之均衡。」

簡言之,「專案管理」是一既有效率又有效益地將專案成功執行的一種程序與方法;而其所關切的是如何將一項任務能如期、如質及如預算的達成並充分滿足需求目標。

   
Q: 為何我們需要「專案管理」?

A:

近年來,由於世界大環境快速的變遷、社會價值觀與商業行為模式的急遽改變、國際化自由化腳步加快及人與人之間的互動頻繁,使每一個政府部門及公民營企業除要去解決許多內、外部複雜棘手的問題,還要去面對21世紀未來種種不確定性嚴峻的挑戰;尤其常需要在有限的人力資源下去有效處理一些非例行性、非永久性且有預算限制及執行時程壓力的特殊「專案 」 (Project);因此,所謂的「專案管理」就在目前這種需要情況下日趨重要。

不可諱言,以往的「專案管理」只是將匯集起來的相關管理方法運用到一些簡單專案的執行上,而僅被視為一個缺乏特殊內涵的普通管理知識;且長久以來,一般人都認為任何人只要具備相關的工作經驗與擁有基本的管理知識,不需要經過訓練即可擔任「專案經理」 (Project Manager)的職務。唯近十年來,「專案管理」在美國已逐漸有系統地發展成為一種專門的學術及特殊的專業,它不僅建立起明確的理論基礎、創造了完整的內容架構,更有具體有效的運用方法,使它已成為一種嶄新的邏輯及「可放諸四海皆準」的理念。 目前世界各先進國家的政府與民間企業不只是認知「專案管理」對提昇工作效能進而增加競爭力的重要性,並多半要求其中大型專案的主持人、經理、重要幕僚等必須接受「專案管理」的專業訓練;許多國家政府部門與國防、航太、電子及各種高科技產業、研發機構甚至還要求唯有持有相關證書或執照者 (如美國「國際專案管理學會」(PMI)所認證的「專案管理師執照」(Project Management Professional, PMP®)方具備擔任「專案經理」的條件。

相形之下,「專案管理」在我國仍始終停留在「啟蒙階段」,不但相關可推動此理念的學術組織付之闕如,各大學研究所所開的類似課程也多延用過去舊的教材及過時的方法;而所謂「專案管理」的專業根本就沒有受到我政府與民間應有的重視 (各公共工程管理品質的低劣即為此現象造成的後果)。政府只會高唱要「提昇國家競爭力」的口號,卻忽視了這個真正能解決管理上問題並能發揮「正本清源」之效的方法。因此,自美國引進已發展成型新的「專案管理」訓練課程,並持續在國內推動此種理念乃極為必要。

   
Q: 「專案管理」與「一般管理」有何不同?

A:

所謂一般管理是在

(1) 在既定的系統、組織、程序、資源及能力下運作
(2) 係執行例行性重複性及連續性之管理
(3) 對變動性的環境與需求較不敏感
(4) 管理者的思維較傾向於狹隘與片面

而專案管理則是

(1) 以極為彈性的原則在臨時性的組織下運作
(2) 具特殊性與時程及有限資源使用的壓迫性
(3) 面對變動性的環境與需求須作快速的反應
(4) 管理者的思維較為宏觀及多元

   
Q: 「專案管理」能為您作些什麼 ?

A:

在一項PMI所作的分析中顯示,同類型企業相較,採用「專案管理」技術的比不重視該項專業的在市場競爭力上有相對明顯地優勢;因為「專案管理」最主要的功能是要協助企業:

(1) 縮短其產品從開發到進入市場的時間(Time-To-Market)
(2) 降低投資回收並開始獲利的時間(Time-To-Profitability)
(3) 確保企業對未來在時程、成本、風險與產品品質預測及掌控的能力(Predictability)

對政府單位而言,「專案管理」不但可增進政府施政及公共事務執行品質,更可減少缺失並提昇整體行政效率。此外,一個妥善的專案計畫是促成企業策略之順利執行及邁向改革成功例如ISO 9000、再造工程 (Reengineering)及品質改進方針(Quality Improvement Initiatives)等的最關鍵性因素。簡言之,「專案管理」可以提供任何一個組織在其資源運用、分配及管制上一種更有效的管理方法。

   
Q: 「專案管理」的具體優點

A:

綜言之,「專案管理」可以:
(1) 提昇效率並能促進如期如質如預算地達成目標
(2) 使所有參與者(包括顧客及管理高層)間均可有良好溝通
(3) 改進計畫及評估之技術使產生更佳的結果
(4) 由最佳的時程及資源管理以增進生產力
(5) 減少開發新產品進入市場的時間
(6) 採用適當預警方式可降低"無法抗拒"問題發生之機率
(7) 專案完成後的經驗、數據及記錄可持續作為改進組織運作之重要參考

   
Q: 「專案管理」有那些相關的知識領域 ?

A:

「專案管理」所探討的是一種有效的管理程序;基本上,它區分為五大程序:專案的計畫的階段、專案執行階段、專案監控階段及結案階段;而隱含在這五大階段之中,則需運用八大知識領域及相關的工具與技術,它們為範疇管理、時程管理、成本管理、品質管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理、採購管理等;此外,最重要的是需運用「整合管理」的概念與方法,加以全盤規劃與執行。

   
Q: 甚麼是PMI及PMBOK® Guide?何謂「PMP®國際專案管理師」?

A:

總部設在美國賓州創建於1969年的「國際專案管理學會 」 (PMI)成立的宗旨即是要將「專案管理」領域予以國際化、標準化及專業化後向世界各國推廣此種教育訓練;它目前在全球共擁有約7萬名專業會員,並在其他45個國家設有272分會或與當地類似組織聯盟。PMI邀集相關專家經過多年來的努力,於1984年首次編撰完成專案管理知識體指南(A Guide to the Project Management Body of Knowledge, PMBOK® Guide)。在歷16年不斷地修訂後,現PMBOK® Guide 已成功地被公認是「專案管理」最具權威的經典。

此外,PMI在推動專業證照(Project Management Professional, PMP®)認證工作上也一直不遺餘力。PMI對「PMP®國際專案管理師」的認證極為嚴格,除了要通過專業知識考試 (範圍包含九大知識領域,內容以PMBOK® Guide 為主,PMI所發行的各相關管理書籍為輔)外,還需符合具有學歷(大學/專科以上學位 )、專業訓練證書及相關經歷 (至少五年以上參與專案之經過)等條件的綜合考量;而在獲頒「PMP®國際專案管理師」後每隔三年需再接受PMI以受驗人是否持續參與「再教育訓練」及和「專案管理」的相關活動為考核標準決定是否Renew他的「PMP®國際專案管理師」。 在這種品質保證下,現全球約已超過36萬名「PMP®國際專案管理師」 (目前台灣僅有5千多位的「PMP®國際專案管理師」),且經PMI授證的「PMP®國際專案管理師」已是這專業中的佼佼者,因此美國及許多先進國家的企業現已陸續開始爭相聘用具有「PMP®國際專案管理師」資格者。在美國PMP®(Project Management Professional專案管理專業人員 )被認為極有可能取代MBA,成為各大公司爭奪的熱門人才,2000年美國財富雜誌更報導指出-未來專案經理將成為新世紀最佳職業。

   
Q: 什麼人需要接受「專案管理」訓練 ?

A:

並非只有專案經理才需要接受「專案管理」訓練;事實上,在組織內任何階層的人對「專案管理」都必須要有若干程度的知識與瞭解,因為當專案經理領導一項專案執行時,他除需要高層管理者全力支持外,更要有具備「專案管理」理念的CEO下達正確的決策,以利專案成功;而專案團隊的每一份子更需對「專案管理」擁有基本知識及技術俾能參與整體專案計畫及知道如何達成其所負責的任務。當然,任何一位將被稱為「專案經理」而從未領導過專案的執行,也從未正式接受「專案管理」訓練的人,是絕對有參與這種訓練的必要。

   
Q: 具備什麼樣資格的人最適合擔任「專案管理」的訓練 ?

A:

有人認為只要是大學企管或相關科系/研究所教授就可以為政府及企業規劃與執行「專案管理」訓練,也有人認為坊間近百家所謂的「企管顧問公司」也多數能勝任該訓練工作,事實則完全不然;因為「專案管理」不應是學院派只講理論與方法而不重實務的那種知識傳授方式,也不是實務派那種「只知其然而不知其所以然」及「為解決問題而編造方法」的訓練型式。因此,擔任「專案管理」訓練的人必需是能將理論、方法、技術與其豐富實務經驗相結合,最重要的是若施訓者本身又能擁有具國際公信力專業組織所認證的「專業證照」那就是最佳品質保障。

   
Q: 誰最適合為產官學研各界規劃與實施「專案管理」訓練 ?

A:

中華專案管理學會成立的宗旨就是要為產官學研各界培訓所需的專案管理專業人才,並進而擔任在與此領域相關的顧問諮詢角色,尤其,本學會擁有目前國內唯一被國際專案管理學會 (PMI)認證的「PMP®國際專案管理師」的師資群,並與PMI建立長期合作的伙伴關係,且將和世界其他相關之組織陸續進行一系列的研討以提升專業能量。此外,本學會與在國內企管顧問界頗有信譽的望智企劃顧問公司合作,共同規劃相關的課程訓練事宜,因此,這不是國內其他類似的教育訓練單位所能具備的條件,本學會樂於接受任何單位與工商企業之委託,按其所需為其培養專案管理的專業人才。